在日常工作中，Excel作为一款强大的电子表格软件，常常用于数据的统计和分析，而打印和预览打印命令则是必不可少的功能之一。如何有效地调用这些命令按钮，让用户能更方便地进行打印和预览，这是一个值得深入探讨的话题。本文将详细介绍如何在Excel中调用打印和预览打印命令按钮。
1. 了解Excel的打印功能
在讨论如何调用打印和预览打印按钮之前，我们首先需要了解Excel中的打印功能。打印功能主要分为两个方面：正常打印和预览打印。正常打印可以直接将Excel中的数据、图表等内容打印出来，而预览打印则允许用户在实际打印之前预览文档的样式和布局。
印刷的质量和效果对工作结果有着重要影响，尤其是在需要和客户、同事分享数据时。为此，用户需使用预览打印功能来检查打印输出是否符合要求，这样能够有效地避免打印失误。
2. 在Excel中添加按钮
为了实现快速调用打印和预览打印功能，用户可以通过添加相应的命令按钮来简化操作。在Excel的工具栏中，用户可以自定义工具条，添加打印和预览打印的按钮。
首先，用户需要进入Excel的“文件”菜单，选择“选项”。在弹出的选项窗口中，点击左侧的“自定义功能区”，这部分内容允许用户对Excel界面进行个性化设置。
2.1 添加打印按钮
在功能区自定义界面中，用户可以点击右侧的“主选项卡”下的“文件”组，然后通过左边的“命令选择”下拉框选择“常用命令”。从中找到“打印”命令，可直接将其拖拽至右侧的工具条中，形成快捷的打印按钮。
2.2 添加预览打印按钮
与添加打印按钮类似，用户可以在“命令选择”中找到“打印预览”选项。通过拖拽的方式，将此命令添加到自定义工具条中。这样设置后，用户在需要打印文件或者预览时，只需点击相应的按钮，便可快速实现需求。
3. 使用VBA进行打印和预览打印命令的调用
除了直接在工具栏添加按钮外，用户还可以利用Visual Basic for Applications（VBA）脚本来实现打印和预览打印功能的自动化。在Excel中，VBA可以帮助用户编写宏，从而实现自定义的操作命令。
3.1 编写打印宏
用户可以打开VBA编辑器，选择“插入”菜单下的“模块”。在模块中输入以下代码：
Sub PrintWorkbook()
ActiveSheet.PrintOut
End Sub
该代码实现了对当前活动工作表的打印。用户通过运行该宏即可完成打印操作。
3.2 编写预览打印宏
同样地，如果用户需要预览打印，可以在VBA中输入以下代码：
Sub PreviewWorkbook()
ActiveSheet.PrintPreview
End Sub
上述代码让用户能够在打印之前先查看当前工作表的打印效果，以确保所有的内容都符合要求。
4. 总结与注意事项
总之，通过在Excel中添加打印和预览打印按钮，或者利用VBA编写宏，用户可以有效地提升打印工作的效率。通过自定义工具条，操作变得更加简便，从而让用户能够专注于数据分析而非繁琐的操作。
在实际操作中，用户需要记得定期检查打印设置，确保所使用的打印机连接正常，纸张尺寸以及打印方向等设置符合实际需求。此外，用户还可以提前对文档进行格式调整，以达到最佳打印效果。
希望本文提供的方法能帮助用户更有效地使用Excel进行打印和打印预览，不仅提高工作效率，也改善文档的呈现效果。
