在现代办公中，数据的安全性和完整性是至关重要的。尤其是在使用Excel 2016时，意外的关闭或系统崩溃可能导致大量未保存的数据丢失。因此，设置自动备份文件可以帮助用户有效地防止数据的丢失。本文将详细介绍Excel 2016如何设置自动备份文件的方法。
1. 了解Excel 2016的自动恢复功能
Excel 2016提供了一项自动恢复功能，该功能使得在意外关闭程序后，用户能够恢复未保存的文件。在探讨如何设置备份文件之前，首先需要了解此款软件的自动恢复机制。
为了确保自动恢复功能的有效性，用户可以通过以下步骤检查设置。在Excel 2016中，进入“文件”>“选项”>“保存”，确保选中“保存自动恢复信息的时间间隔”和“关闭不保存时进行自动恢复”这两个选项。
2. 设置自动备份功能
在确保自动恢复功能已开启后，我们接着学习如何具体设置自动备份。自动备份的设置可以按照以下步骤进行：
2.1 访问文件选项
打开Excel 2016，点击左上角的“文件”菜单，然后进入“选项”设置界面。在这里，您可以看到多个选项卡，其中“N次必须关注的是“保存”选项。
2.2 调整自动备份频率
在“保存”选项中，您会看到“自动恢复信息的时间间隔”选项。这里可以设置自动保存的频率，默认一般是10分钟，您可以根据个人需要进行调整。将其设置为较短的时间间隔，可以大大降低数据丢失的风险。
3. 创建自定义备份文件
除了自动恢复功能，Excel 2016也允许用户自定义备份文件的创建。用户可以通过“另存为”功能名文件，并选择备份的位置。
3.1 使用另存为功能
在Excel中，打开需要备份的工作簿，然后点击“文件”>“另存为”。在这里，您可以选择文件存储的位置，并在文件名后添加“_备份”以便于区分。例如，将文件保存为“报告_备份.xlsx”。
3.2 定期手动备份
虽然自动备份非常方便，但定期进行手动备份也是一项必要的措施。用户可以选择在每次重大修改后手动进行“另存为”操作，以确保重要数据得到保护。
4. 使用外部备份解决方案
为了进一步增强数据的安全性，用户可以考虑使用外部的备份解决方案。这样的措施能提供额外的保护。
4.1 使用云存储服务
将文件备份到云存储服务如OneDrive、Google Drive等，可以随时随地访问文件，并减少本地数据丢失的风险。用户只需在Excel中选择“文件”>“共享”，然后将文件上传至云端。
4.2 备份到外部硬盘
除了云服务，用户可选择将文件定期拷贝到外部硬盘或USB闪存驱动器中。这种方式可以确保文件在本地设备损坏的情况下，仍能够安全保留。
5. 怎样恢复丢失的文件
设置好自动备份后，遇到意外情况导致数据丢失时，如何有效恢复也是大家关注的问题。
5.1 使用自动恢复文件
在下次启动Excel 2016后，会出现“文档恢复”窗格，展示未保存的文件列表。选择需要恢复的文件并点击打开，就可以找回您先前工作的内容。
5.2 查找备份文件
如果您手动保存了备份，可以通过文件资源管理器查找。通常情况下，用户在保存文件时会选择特定的文件夹。请查看您当初设置的备份路径，找到对应的备份文件进行恢复。
6. 总结
通过本文的介绍，希望您对Excel 2016自动备份文件的设置有了更深入的了解。了解并运用好自动恢复和手动备份功能，将会大大提升数据的安全性，减少文件丢失带来的困扰。在实际工作中，建议养成定期备份的良好习惯，以确保数据的安全与完整。
