在日常办公中，Excel不仅是一款强大的数据处理工具，还可以通过一些设置来提升工作效率和文件管理。尤其是当需要记录文件的作者信息时，了解如何在Excel中自动添加和显示作者名显得尤为重要。本文将为您详细介绍在Excel中设置文件作者名的方法。
1. 理解Excel文件属性
在学习如何自动使文件显示作者名之前，首先需要了解Excel文件的属性概念。每个Excel文件都有一个属性区域，可以存储关于文件的各种信息，例如标题、主题、作者和公司等。
这些属性不仅在文件本身内部存储，它们还会在我们用文件浏览器查看文件信息时显示出来。因此，设置作者名的目的，不仅是为了文件的美观，更是为了在文件管理时能够快速识别文件的使用者。
2. 如何设置作者名
要在Excel中自动添加作者名字，您可以通过以下步骤来实现:
2.1 访问文件属性
第一步，打开您希望添加作者名字的Excel文件。在顶部菜单中，点击“文件”选项。接下来，您会看到一个菜单，其中有“信息”选项。
在“信息”页面中，您可以看到当前文件的属性信息区。在这个区域，您会找到“属性”的部分，点击“属性”旁边的下拉菜单，从中选择“高级属性”。
2.2 输入作者信息
在弹出的对话框中，您将看到多个标签，选择“摘要”标签。在这个标签下，您可以找到“作者”字段。在这个字段中输入您的名字，然后点击“确定”。
这样设置完成后，您的Excel文件将自动拥有名为您所输入的作者信息。
3. 验证设置是否成功
在完成设置之后，您可能会想要验证所添加的作者信息是否已经成功显示。您可以通过以下步骤来确认:
3.1 关闭并重新打开文件
为确保所做的修改生效，您可以关闭Excel文件，然后重新打开。在再次访问“文件” -> “信息”设置中，您应该能够看到赫然标明的作者名字。
3.2 使用文件属性查看工具
此外，您还可以通过文件管理器直接查看文件属性。在文件管理器中，右击文件，选择“属性”，接着选择“详细信息”选项卡，您会看到包含作者信息的多个属性。
4. 注意事项
在使用Excel设置作者名字时，您需要注意以下几点:
4.1 不同版本的Excel
不同版本的Excel可能在操作界面上存在一些差异，如在Excel 2010和Excel 365中进行文件属性设置时，步骤大致相同，但位置可能略有不同。因此，增加作者名字时，请根据您使用的具体版本寻找相应的操作路径。
4.2 保护隐私
如果您在使用公共电脑或共用文件时，可能需要考虑保护隐私。确保您所填写的作者名字不包含个人敏感信息，以免造成隐私泄露。
5. 自动化设置作者名
为了提升办公效率，您还可以通过Excel的VBA（Visual Basic for Applications）编程，对作者名字的填写进行自动化设置。虽然这个过程会稍显复杂，但它能够节省您在多文件处理时的时间。
5.1 编写宏
首先，您需要打开“开发工具”标签，选择“Visual Basic”。在弹出的窗口中，插入一个新模块，并输入相关代码，例如:
Sub SetAuthorName() ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Author") = "您的名字"
End Sub
保存并运行宏，这样每次打开Excel文件时，都会自动填写指定的作者名。
5.2 注意宏的安全性
在使用VBA宏时，一定要注意宏的安全设置，确保来源可信，以免系统受到恶意代码的攻击。
总结
通过以上的步骤，您已经掌握了如何在Excel中设置作者名字并使文件能够显示作者名的方法。这不仅提升了文件的管理效率，还能在多人协作时更好地标识和追踪文件的拥有者。希望这篇文章对您有所帮助，让您在日常工作中更加得心应手。
