在使用Excel进行数据处理时，打印输出是一个常见的需求。在打印文档时，为了让读取者更方便地了解文档结构，很多用户会希望在页脚左边显示页码和总页数的格式。本文将详细介绍如何在Excel中设置这一功能，帮助您提升文档的专业性和易读性。
1. 打开页面布局设置
首先，您需要打开需要打印的Excel文档。接下来，找到顶部菜单中的“页面布局”。在这个菜单下，您可以找到与打印设置相关的多个选项。
在“页面布局”中，您会看到“页面设置”组。点击“页面设置”右下角的小箭头，这会弹出一个设置对话框。这个对话框包含多个选项卡，其中“页眉/页脚”选项卡是我们重点关注的部分。
2. 设置页脚内容
在“页眉/页脚”选项卡中，您会看到“页脚”部分。要添加页码和总页数，您需要选择“自定义页脚”选项。此时弹出的对话框将允许您自定义页脚的左、中、右部分内容。
在左侧框中，您可以使用Excel提供的功能来插入页码。点击对话框上方的“页码”按钮，您会看到“&[页码]”的代码被自动插入到左侧框中。这个代码的作用是让每一页显示当前的页码。
2.1 添加总页数
接下来，为了在页脚中显示总页数，您还需要在左侧框中继续添加相应代码。您可以手动输入“&[总页数]”，这样每一页的左侧都将显示对应的总页数。这两个代码组合起来，您会看到页脚的左边显示格式为“当前页码/总页数”。
3. 预览和打印设置
完成页脚设置后，点击“确定”以保存您的设置。此时，您可以通过“文件”菜单中的“打印”选项来查看打印预览。在打印预览界面中，可以清楚地看到每一页的页脚格式和内容。
在打印预览中，确认每一页的左侧都有您设置的页码和总页数，确保信息的呈现符合您的要求。如果一切设置正常，您可以选择打印整个文档。
3.1 打印前的注意事项
在打印之前有几个事项需要注意。第一，检查您的纸张设置是否与打印机匹配，以避免因纸张尺寸不一致导致的打印问题。第二，确认打印机的墨水和纸张是否充足，避免在打印过程中出现中断。
此外，您还可以在打印设置中选择“页眉/页脚”选项，以确保这些设置在您打印每一页时都能生效。
4. 常见问题解答
在设置Excel页脚时，用户可能会遇到一些问题。以下是一些常见问题及其解决方案。
4.1 如何修改页码的格式？
如果您希望更改页码的显示方式，比如添加前缀或者其他文本，可以在“自定义页脚”的左侧框内修改。在“&[页码]”前添加您想要的文本。比如，您可以将其修改为“第 &[页码] 页，共 &[总页数] 页”。这样设置后，页码的显示会更加直观。
4.2 为什么页码不显示？
如果您在打印预览中没有看到页码，首先确认您是否在“自定义页脚”中正确插入了“&[页码]”和“&[总页数]”。另外，确保文档已经保存，并且在打印时选择了正确的页脚选项。
5. 总结
通过以上步骤，您可以轻松地在Excel打印时设置页脚左边显示页码和总页数。这一简单的设置能够大大提升文档的专业性，使读者在阅读时更直观地了解文档的结构和进度。在未来处理Excel文档时，不妨尝试这一技巧，让您的打印输出更加完善。
总之，良好的打印设置能让您的工作更加高效。通过页码和总页数的显示，读者在查看长文档时，会对内容的条理性有更清晰的认识。
