在现代办公环境中，Excel表格作为一种广泛使用的数据处理工具，其打印功能也显得尤为重要。无论是打印出财务报表、统计数据，还是制作工作计划，正确打印Excel表格能够帮助提高工作效率和专业形象。本文将详细探讨如何对Excel表格进行打印，并分享一些常用的小技巧。
1. 打印设置的重要性
在进行打印之前，首先要了解打印设置的关键性。打印设置决定了最终打印出来的效果，包括打印范围、页面布局以及纸张大小等。
1.1 页面 Layout 的设置
在Excel中，页面布局可以通过点击“页面布局”选项卡进行设置。在这里，你可以选择纸张大小（如A4、A5等）和方向（纵向或横向）。适当的设置可以确保表格在打印时不会被截断，影响数据的完整性。
1.2 打印区域的选择
在打印之前，选择需要打印的区域非常重要。利用打印区域功能，可以指定要打印的单元格范围，而不必打印整个表格。选中要打印的单元格后，点击“页面布局”中的“打印区域”选项，然后选择“设置打印区域”。这样，打印时只会包含您选中的内容。
2. 预览打印效果
在真正打印之前，利用打印预览功能是必要的。通过预览，您可以看到最终打印效果并做出相应的调整。要打开打印预览，只需点击“文件”选项卡，然后选择“打印”。此时系统会显示出即将打印的样子。
2.1 检查格式
在打印预览中，仔细检查表格中的格式，包括字体大小、边距、行高与列宽等。如果发现问题，可以返回进行修改。确保打印效果与您预期的一致，避免在打印后出现格式错乱的情况。
2.2 调整页边距
在打印预览界面，您还能看到页面的边距设置。可以通过调整边距来确保信息不被截断。点击“页面设置”，然后在“边距”选项中，调整上下左右的边距设置，以确保信息和数据能够完整打印。
3. 使用页眉和页脚
页眉和页脚是打印文档中不可忽视的部分，它们可以用来添加更专业的外观。在Excel中，您可以通过的“插入”选项卡轻松添加页眉和页脚。
3.1 添加页眉
在“插入”选项卡中，选择“页眉”和“页脚”选项。您可以在页眉中添加标题、日期或作者等信息，使打印文档更为完整。在页眉中使用图表或标志信息，可以提升文档的专业性。
3.2 添加页脚
同样，在页脚中添加页码或版权信息也十分重要。这些信息可以帮助接收者更好地理解和使用您的文档，增加文档的可信度。
4. 打印预览与打印
经过一系列的设置和预览后，最后就是执行打印。虽然看似简单，但是在这一过程中，有几个细节需要特别注意。
4.1 选择打印机和打印份数
在打印设置中，首先需要选择打印机，确保选择的是可用的打印设备。然后根据需要，设置打印份数，避免在打印过程中重新设置。
4.2 实际打印
确认所有的设置均已调整完毕之后，点击“打印”按钮，Excel将开始处理打印任务。确保纸张已放置在打印机中，同时观察打印的进程，以防出现卡纸或者其他问题。
5. 保存和分享电子版
在完成打印后，别忘了将Excel表格以电子版的形式保存，方便后续的使用和分享。通过点击“文件”，选择“另存为”，可以将文件保存为PDF格式，这样也便于分享和保护格式。
5.1 导出为PDF
保存为PDF可以保证无论在什么设备上查看，文档的格式和内容都不会变动。选择“另存为”之后，文件类型选PDF，命名并选择保存位置，即可完成。
5.2 通过邮件分享
你可以通过邮件直接将PDF文件发送给相关人员，确保他们能够即时获取所需的信息。这种方式既高效又方便，适合现代快节奏的工作环境。
综上所述，Excel表格的打印过程并不复杂，但每一个步骤都至关重要。通过合理的设置、预览以及专业的页眉和页脚设计，可以确保打印效果的完美。这些技巧不仅能提高工作效率，还能在外部展现出更为专业的形象。希望这篇文章能为您在Excel表格的打印过程中提供帮助和指导。
