在现代办公中，Excel作为一种强大的数据处理工具，不仅可以用来进行复杂的数据分析，还能通过图形化的方式将数据呈现得更加直观。在制作报表时，将Excel中创建的图形放在报表工具中预览是一项十分重要的技能。本文将详细介绍如何在Excel中创建图形，并将其放入报表工具中进行预览的方法。
1. 创建图形的步骤
首先，在Excel中创建图形是为了将数据可视化，以便更好地进行数据分析和展示。以下是一些基本步骤：
1.1 数据准备
在创建图形之前，您需要确保数据已经被整理和准备好。数据应以清晰的表格形式展现，数据的分类、数值等应准确无误。这一过程是成功创建图形的基础。
1.2 选择图表类型
在Excel中选择适合的数据图表类型是至关重要的。例如，如果您需要表现出数据的变化趋势，可以选择折线图；如果要展示各类别之间的比较，可以选择柱状图。通过点击“插入”标签中的“图表”选项，您可以便利地选择不同类型的图表。
1.3 插入图表
选择好图表类型后，选中您的数据区间，然后点击目标图表类型，Excel会自动生成图表。此过程不仅节省时间，还确保了图表与数据的自动关联。
2. 将图形复制到报表工具中
创建完图形后，下一步就是将其复制到报表工具中进行预览。这一步骤同样重要，合理的预览能帮助您快速发现问题并进行修正。以下是具体步骤：
2.1 复制图形
在Excel中完成图形后，您可以通过右键点击图形，选择“复制”选项来将其复制。也可以使用快捷键Ctrl + C进行复制。确保图形已被正确复制，以便后续的粘贴。
2.2 打开报表工具
接下来，打开您选择的报表工具，例如Word或者PowerPoint。在这些工具中，新建一个文档或演示文稿，以便进行必要的编辑。
2.3 粘贴图形
进入到文档后，可以通过右键点击并选择“粘贴”或使用Ctrl + V快捷键将图形粘贴到文档中。此时，图形应该会完整地出现在您的报表中，并保持原有格式和样式。
3. 预览图形
在报表工具中成功粘贴图形后，接下来需要进行预览，以确保所有信息的准确呈现。
3.1 调整图形位置和大小
在预览之前，您可能需要对图形的位置和大小进行调整。通过拖动图形的边框，可以轻松改变图形的大小，确保其在文档中的合理布局， 避免信息拥挤。
3.2 查看预览效果
完成调整后，可通过点击“预览”或使用“打印预览”功能查看最终效果。在这个过程中，请注意观察图形的完整性和清晰度，确保数据的准确性得到充分展示。
4. 保存和分享报表
以上步骤完成后，您可以选择将报表保存为PDF或其他格式，以便进行分享。通过这种方式，您的图形不仅能够向他人传达准确的信息，同时也能在人际沟通中起到重要作用。
4.1 保存文档
点击“文件”菜单，选择“保存为”，可以选择文件类型并保存到指定位置。建议保持一个副本，以免数据丢失。
4.2 分享报表
完成保存后，您可以通过电子邮件、共享云盘等方式进行分享。确保接收人能够打开并查看文档中的图形和数据，加强沟通的有效性。
综上所述，在Excel中创建的图形可以通过简单的步骤成功地放在报表工具中进行预览。这不仅有助于展示数据，还能提升文档的专业性和可读性。掌握这一技能，将为您的工作带来极大的便利。
