在现代办公中，打印文档是一个常见的需求。为了提升文档的专业性，WPS软件提供了设置打印附加消息的功能，使得打印出来的文档不仅仅是文字的堆砌，更能传达出更丰富的信息。本文将详细介绍如何在WPS中设置打印附加消息。
1. 打印附加消息的概念
打印附加消息通常指的是在打印文档时，与文档正文内容无关，但对阅读者有帮助的信息。这些信息可以是版权说明、联系信息、文件版本、提醒事项等，能够使得打印的文档更加完整和专业。
例如，在公司文件中，您可能希望添加一段关于文档保密性的说明或者是联系方式来方便读者进一步交流。这种附加消息能够提升文档的可读性和可靠性，是职场中不可或缺的重要元素。
2. WPS打印设置步骤
在WPS中设置打印附加消息的操作其实十分简单，仅需几个步骤。首先，您需要打开您要打印的文档。然后找到“文件”菜单，点击进入打印设置。
2.1 进入打印设置界面
在WPS的主界面中，点击左上角的“文件”选项。接着，在下拉菜单中找到“打印”选项，点击进入。在打印设置的界面上，您可以看到多个打印选项，包括打印机的选择、打印范围等。
2.2 添加附加消息
在打印设置界面，寻找“附加设置”或“打印附加内容”的选项。点击进入后，您可以填入想要附加的消息内容。这些内容可以根据需要进行自由编辑，确保最终打印出来的文件完整且符合要求。
3. 自定义附加消息的格式
在设置附加消息之后，您还可以对消息的格式进行调整，以确保打印出来的效果更佳。WPS支持多种格式的调整，您可以按照以下步骤进行自定义。
3.1 设置字体与颜色
您可以在附加消息的输入框中，选择合适的字体和颜色，以突出显示这些信息。例如，如果您希望附加消息看起来更加正式，可以选择较为传统的字体，如“宋体”或“黑体”。同时，使用适当的颜色也是提升可读性的有效方式，尽量选择与正文形成对比的颜色。
3.2 调整消息位置
附加消息的位置同样重要。您可以选择将其放在页面的底部或顶部，也可以选择在页面的特定区域。如果消息较为简短，可以选择仅在页面的底部留下标注。而如果您想要强调某些信息，可以将其放在显眼的位置。
4. 预览与测试打印
完成附加消息的设置与格式调整后，记得进行打印预览。此过程很重要，可以帮助您检查附加消息是否展示正常，是否符合您的预期。
4.1 检查信息完整性
在预览中，仔细查看附加消息是否清晰可见，是否有遗漏的内容。如果发现有需要调整的地方，您可以返回设置界面进行修改，直到确保信息完整。
4.2 进行测试打印
在一切设置都确认无误后，您可以进行测试打印。建议只打印一份，观察实际效果，并确保打印机的设置也符合标准。如果一切正常，您就可以开始正式打印了。
5. 注意事项
在设置打印附加消息时，还有一些注意事项需要考虑，确保您打印的文档专业且无误。
5.1 信息内容的选择
附加消息的内容必须与文档相关，保持信息的准确性和专业性。不建议添加无关的信息，以免使读者产生困惑。
5.2 定期更新信息
如果您的公司或个人信息有所变化，记得及时更新附加消息中的相关信息，保持文件的时效性。在文件版本更新时，也可以考虑调整附加消息的内容，增强其参考性。
通过以上的详细步骤，您就可以轻松在WPS中设置打印附加消息。这样的设置不仅提升了打印文件的专业感，同时也为阅读者提供了额外的信息，方便其理解文档内容。希望以上内容能够帮助到您，让您的文档打印变得更为完善。